Kostenlose E-Mail Archivierung für Selbstständige und Kleinunternehmer

Kostenlose E-Mail Archivierung für Selbstständige und Kleinunternehmer

 

Was tun, wenn man große Mengen an E-Mails hat, die man nicht mehr im direkten Zugriff braucht, aber die man verpflichtet ist aufzubewahren? Hier einige kostenlose Lösungen.

 

 Gesetzes Lage

In § 238 HGB und § 257 HGB ist die Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Dokumente geregelt. Die sechs jährige Aufbewahrungsfrist gilt nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB für empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung. E-Mails als Handelsbriefe sind somit mindestens sechs Jahre aufzubewahren.

 

1. Lokal speichern und sichern

Der klassische E-Mail Download über das POP3 Protokoll ist immer noch die beste Möglichkeit E-Mails auf den PC herunter zu laden. Als Programme bieten sich Mozilla Thunderbird und Microsoft Outlook an. Das Programm Thunderbird hat den Vorteil, dass es kostenlos und kompakt ist, sowie auf Windows, Mac und Linux läuft. Microsoft Outlook hingegen ist in Unternehmen sehr verbreitet, allerdings kostenpflichtig.

Wenn das E-Mail Konto konfiguriert wird, sollte man als Kontotyp POP3 auswählen. Desweiteren einen Haken bei "Kopien auf dem Server belassen" setzen. Falls ein Haken bei "Nach X Tagen vom Server löschen" gesetzt ist, sollte man ihn entfernen.

Nach dem vollständigen Download der E-Mails sollten die Outlook/Thunderbird E-Mail Dateien einmal im Jahr, am Besten Anfang Januar auf DVD oder BluRay Disk gebrannt werden. Die Order der E-Mail-Dateien lassen sich über Eigenschaften innerhalb des Programmes aufrufen.

 

2. Auf weiterem Server kopieren und im Zugriff behalten

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein weiteres E-Mail Postfach zu eröffnen und die alten E-Mails dorthin zu kopieren. Somit schafft man sich zusätzlichen Speicherplatz. Hierfür bieten sich Google Mail und Outlook.com an. Google Mail bietet 15 GB kostenfreien Speicherplatz an. Dieser wird jedoch mit weiteren Programmen wie Picasa und Google Plus geteilt. Wenn man Google Mail zur E-Mail Archivierung nutzen will, sollte man mit diesem Account daher keine weiteren Google Leistungen in Anspruch nehmen. Microsoft macht keine genauen Angaben über den zur Verfügung stehenden Speicherplatz: "Der Speicherplatz von Microsoft Outlook.com wird bei Bedarf erweitert, sodass immer ausreichend Platz für E-Mails zur Verfügung steht. Somit wächst die Kapazität Ihres Posteingangs mit wachsendem Speicherbedarf automatisch. Wenn sich in Ihrem Posteingang zu schnell zu viele E-Mails ansammeln, können Sie möglicherweise keine weiteren E-Mails senden oder empfangen." Jedoch kann man davon ausgehen, dass es sich um eine ähnliche Größenordnung handelt.

Wenn man sich für einen Anbieter entschieden hat, stellt man dort den POP3 E-Mail Abruf von dem bestehenden Konto ein und setzt wieder ein Häkchen bei "E-Mails auf dem Server belassen". 

Der nächste Schritt ist die Einbindung der neuen Archiv Mailbox in die bestehende Infrastruktur. Hierzu aktiviert man die IMAP Freigabe in dem jeweiligen Online Konto. In dem lokalen E-Mail Programm fügt man dann ein weiteres IMAP E-Mail Konto hinzu. Die IMAP Einstellung unterscheidet sich zur POP3 Einstellung in der Art, dass hier ein externer Speicherort eingebunden wird und kein lokaler Download erfolgt. Bei IMAP werden nur die Kopfzeilen Daten wie Betreff, Datum, Absender und Empfänger vom Server geladen.

Wenn das Programm nach dem SMTP Server fragt, diesen benötigt man zum E-Mail senden, ist darauf zu achten, dass man kein Passwort speichert. Denn es geht ja nur um den Speicherplatz, nicht um eine neue E-Mail Adresse. Weiterhin sollte das bereits bestehende Konto immer noch als Standardkonto definiert sein, damit weiterhin mit der echten E-Mail Adresse gesendet wird.

Zu diesem Zeitpunkt verfügt man über zwei E-Mail Konten mit dem gleichen Inhalt.

 

3. Haupt-E-Mail-Konto auf relevante Inhalte verkleinern

Der letzte Schritt besteht darin, dass Haupt-E-Mail-Konto auf relevante Inhalte zu verkleinern. Dies geschieht wieder über den POP3-Zugriff in dem lokalen E-Mail Programm, dem dort unter E-Mail Kontoeinstellungen das Feld "E-Mails nach [X] Tagen vom Server löschen aktiviert wird. Als Zeitraum könnte man dort 730 Tage (2 Jahre) oder 548 Tage (18 Monate) eintragen.

Sind die E-Mails einmal von diesem Konto gelöscht, so verfügt man nun über zwei bis drei Kopien der E-Mails. Eine auf einem Archiv Postfach, eine Sicherung auf DVD/BD und eine lokale Kopie auf dem Rechner.

 

Beim Durchführen dieser Arbeiten ist zu beachten, dass das Kopieren zwischen zwei Servern bei großen Postfächern durch aus einige Tage in Anspruch nehmen kann. Auch ist beim POP3 Abruf drauf zu achten, dass nicht zu früh die E-Mails gelöscht werden, durch falsch gesetzte Einstellungen.

 

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